Digitalice y catalogue la documentación para ahorrar y ser más productivo
Cuanto más crece el volumen de documentos que maneja una empresa, más difícil se vuelve mantener la gestión a través de los conductos habituales: papeles, carpetas, archivadores, etc.
Disponer de la información adecuada como: dónde está un informe que se necesita, dónde archivar un documento que se acaba de redactar, o qué hacer con un correo electrónico en el que figura un pedido, puede convertirse en una tarea difícil de gestionar si no se dispone de las herramientas adecuadas.
El gestor documental integrado en nuestro software OPENSOFT SERIE XXI resuelve todas estas problemáticas y además, lo hace de una forma sencilla y eficiente.
Algunas de las ventajas que dispondrá al utilizar nuestro producto son:
- Ahorro: reducción del espacio de almacenamiento y del tiempo empleado en realizar búsquedas y guardar información.
- Confidencialidad: sólo pueden acceder a la información las personas autorizadas a hacerlo.
- Compartición de la información: la documentación es accesible como recurso colectivo desde un mismo repositorio. Este hecho evita duplicaciones, gastos en copias, etc.
- Mejora de la productividad: el usuario ve como mejora su productividad al tener un acceso más rápido y eficiente a la información que necesita diariamente.
- Seguridad: la existencia de un único repositorio facilita la realización de copias de seguridad, así como la recuperación de documentos perdidos o borrados accidentalmente.
- Automatización: todos los documentos generados por nuestro software (presupuestos, albaranes, facturas, etc.) son parametrizados, organizados y catalogados de manera totalmente automática, quedando a disposición de la empresa para cualquier consulta o recuperación.
- Contabilización: si el usuario lo considera oportuno, existe la posibilidad de efectuar la contabilización automática del documento que se está catalogando. De esta manera los datos del documento sólo se introducen una sola vez, eliminando las tareas repetitivas de entrada de datos.